TUGAS SIA
KELOMPOK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
3DB21
DEDE WIJAYANTI
ERLIA ANUGRAH
LINDA YUSTIANA
TRI SANDRA DEWI
ABSTRAK
Bab ini mengajarkan Anda untuk mempersiapkan dokumentasi untuk
menggambarkan aspek dari suatu sistem informasi. Kami menunjukkan kepada Anda
bagaimana untuk menggambar diagram aliran data dan diagram alur untuk
menggambarkan komponen logis dan fisik dari suatu sistem informasi. Kami juga
menjelaskan kamus data. Entri dalam kamus data menggambarkan data, file, dan proses
dalam sebuah sistem informasi. Bila Anda telah selesai mempelajari bab ini,
Anda harus telah mengembangkan fasilitas beberapa dalam menyiapkan dan
menggunakan dokumentasi sistem informasi.
Pembelajaran objektif
Untuk membaca dan menilai dokumentasi informasi sistem
· Untuk mempersiapkan
diagram data flow dan sistem flowcharts dari penceritaan
Kata pendahuluan
Kami memperkenalkan aliran data diagram, sistem flowcharts, dan
data kamus dalam bab ini, dan kami menunjukkan kepada anda bagaimana untuk
membaca dan mempersiapkan mereka. Fasilitas alat-alat ini akan membantu
anda untuk membaca sistem dokumentasi untuk memahami dan menilai sebuah sistem
informasi. Anda tidak dapat mencapai tujuan dengan tradisional bab-bab
ini, belajar membaca dan mempelajari metode. Karena itu, anda tidak dapat
menjadi pengamat yang pasif dalam proses ini. Anda harus bekerja bersama kami
seperti kami menunjukkan alat-alat ini. Lebih lanjut, anda harus berlatih alat-alat
ini untuk mengembangkan keahlian anda.
Auditor, sistem analis, mahasiswa dan pihak yang berkepentingan
lain menggunakan dokumentasi untuk memahami, menjelaskan, dan meningkatkan
sistem informasi yang kompleks. Pertama, mempertimbangkan “khas” informasi sistem.
Berasumsi bahwa sistem ini adalah komputer berbasis, memiliki beberapa terminal
yang terhubung melalui jaringan telekomunikasi, digunakan oleh puluhan orang di
dalam dan di luar organisasi, memiliki ratusan program yang melakukan fungsi
untuk hampir semua departemen di organisasi, proses ribuan transaksi dan
ratusan permintaan informasi managemen, dan orang-orang seluruh organisasi
menyiapkan input dan menerima sistem output.
Untuk sistem seperti ini, kita memerlukan “gambar”, daripada
deskripsi narasi, untuk “melihat” dan menganalisis semua input dan output.
Misalnya, dengan sistem diagram alur, kita dapat menganalisis dokumen mengalir
melalui operasi, manajemen, dan sistem informasi, dan kita dapat memahami yang
menerima output dan di mana mereka menerima mereka. Mungkin analisis kami akan
mengakibatkan perbaikan sistem. Kami yakin bahwa, setelah menyiapkan dan
menggunakan dokumentasi sistem informasi, anda akan setuju bahwa data
flow diagram dan diagram alur yang jauh lebih efisien (dan efektif) daripada
narasi untuk bekerja dengan sistem yang kompleks. Penerapan alat-alat ini,
bahkan pada sistem relatif sederhana yang digambarkan dalam buku ini, harus
meyakinkan anda tentang fakta ini.
Selain menggunakan dokumentasi untuk memahami dan meningkatkan
sistem, organisasi dapat menggunakannya untuk tujuan penting lainnya. Sebagai
contoh, dokumentasi digunakan untuk menjelaskan sistem dan untuk melatih
personil. Juga, dokumentasi digunakan oleh auditor untuk menggambarkan sistem
informasi untuk memahami sistem dan untuk menilai sistem kontrol. Kami akan
menggunakan alat-alat dokumetasi ini sepanjang sisa buku pelajaran. Jika anda
menginvestasikan waktu sekarang untuk mempelajari alat-alat ini dan untuk
berlatih menggunakan mereka, usaha anda akan dihargai oleh pemahaman anda pada
bab berikut.
Data Flow Diagram
Diagram aliran data (DFD) adalah representasi grafis dari
sistem. DFD menggambarkan komponen sistem, aliran data antara komponen dan
sumber, tujuan dan penyimpanan data. Gambar 3.1 menunjukkan empat simbol
digunakan dalam sebuah DFD. Studi simbol-simbol dan definisi mereka sebelum
mulai membaca. Catatan bahwa lingkaran dapat entitas pada fisik data aliran
diagram atau proses pada pasangan yang logis data aliran diagram.
Gambar 3.1 Data Flow Diagram (DFD) symbol
Tipe dalam Data Flow Diagram
Konteks diagram
Gambar 3.2 adalah contoh dari jenis DFD diagram konteks kami
pertama. Diagram konteks adalah tingkat atas diagram sistem informasi yang
menggambarkan aliran data ke dan dari entitas eksternal.
Mari kita gunakan Gambar 3.2 untuk mempelajari beberapa istilah
penting sistem. Pada saat yang sama, kita dapat menyadari pentingnya diagram
konteks. Lingkaran dalam konteks diagram mendefinisikan batas sistem. Batas
adalah perbatasan antara “sistem dalam minat” dan sistem lingkungan. Lingkungan
terdiri dari semua yang mengelilingi sebuah sistem. Sedangkan entitas dalam
konteks diagram menunjukkan lingkungan relevan. Lingkungan yang relevan adalah
bagian dari lingkungan yang mempengaruhi “sistem dari minat” seperti sistem
didefinisikan. Sebagai contoh, dalam Gambar 3.2, hanya konsumen dan bank berada
dalam lingkungan yang relevan. Bisa kita sertakan penyewa sebagai sumber
pembayaran untuk penyewa? Ya – dan, jika kita lakukan, diagram konteks akan
mencakup “masa penggunaan” kotak entitas dan aliran data yang menggambarkan
pembayaran sewa.
Konsep akhir sistem kami adalah antarmuka. Antarmuka adalah
aliran menghubungkan sistem dengan sistem lingkungan. Di Gambar 3.2
“pembayaran” dan “deposit” adalah antarmuka. Hubungan antara komponen sistem
(yaitu antara subsistem) juga merupakan antarmuka.
Gambar 3.2 konteks diagram
Data Flow Diagram Fisik
Data Flow Diagram Fisik adalah representasi bergambar sebuah
sistem yang menampilkan sistem internal dan eksernal entitas, dan aliran data
ke dan dari entitas ini. Entitas internal adalah seseorang, tempat (misalnya,
departemen), atau mesin (contohnya, komputer) dalam sistem yang mengubah data.
Oleh karena itu, fisik DFD menentukan dimana, bagaimana dana oleh siapa sebuah
proses sistem dicapai. Sebagai contoh, DFD tidak memberitahu kita apa yang
dicapai. Sebagai contoh, pada Gambar 3.3, kita melihat bahwa “pelayan toko”
menerima uang tunai dari “pelanggan” dan mengirim uang tunai, bersama dengan
menyalin daftar, untuk “kasir”. Jadi, kita melihat dimana uang tunai
pergi, dan kita melihat bagaimana uang tunai penerimaan data diambil (yaitu
menyalin daftar), tapi kami tidak tahu persis apa yang dilakukan oleh petugas
penjualan.
Perhatikan bahwa lingkaran fisik DFD dilabeli dengan kata benda
dan bahwa aliran data diberi label untuk menunjukkan bagaimana data
ditransmisikan antara lingkaran. Sebagai contoh, “pelayan toko” mengirim “dari
66W” untuk “pembukuan”. Juga, melihat bahwa lokasi file menunjukkan persis
dimana (“pembekuan”) dan label file menunjukkan bagaimana (“buku biru
penjualan”) sistem mempertahankan rekor penjualan pada akhirnya, sedangkan Box
entitas pada diagram konteks tentukan entitas eksternal dalam lingkungan
relevan, lingkaran dalam DFD fisik menentukan entitas internal.
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Fisik
Data Flow Diagram Logis
Data
Flow Diagram Logis adalah representasi bergambar dari sebuah sistem
yang menampilkan sistem proses dan aliran data ke dan dari proses. Kami
menggunakan DFD logis untuk sistem informasi dokumen karena kami dapat
mewakili sifat logis sistem – sistem tugas yang melakukan – tanpa harus
menentukan bagaimana, dimana atau oleh siapa tugas selesai. Keuntungan
dari DFD logis (versus DFD fisik) adalah bahwa kita dapat berkonsentrasi
pada fungsi yang melakukan sistem. Lihat, misalnya, Gambar 3.4, dimana
label pada aliran data menggambarkan sifat data, bukan bagaimana data di
transmisikan. Adalah pembayaran dalam bentuk check, uang tunai, kartu
kredit, atau kartu debit? Kita tidak tahu, adalah “ jurnal penjualan”
file buku, kartu, atau komputer? Sekali lagi, kita tidak tahu.
Gambar 3.4 Data Flow Diagram Logis (Diagram Level 0)
Apa
yang kita tahu bahwa pelanggan pembayaran diterima, diverifikasi untuk
akurasi, tercatat dalam jurnal penjualan, dan disimpan di bank. Jadi,
DFD logis menggambarkan sistem kegiatan, sedangkan DFD fisik
menggambarkan sistem infrastruktur. Kita perlu kedua gambar untuk
memahami sistem yang benar.
Pada
akhirnya, catatan bahwa proses pada Gambar 3.4 dilabeli dengan kata
yang menggambarkan tindakan yang dilakukan, daripada dicap dengan kata
benda yang kita lihat pada DFD fisik.
Gambar
3.4 adalah tingkatan atas melihat lingkaran di Gambar 3.2 diagram
konteks. Karena semua lingkaran dalam Gambar 3.4 yang diikuti oleh titik
desimal dan nol angka, diagram ini sering disebut “tingkat 0” diagram.
Anda harus menyadari bahwa masing-masing data mengalir ke dalam dan
keluar dari konteks lingkaran di Gambar 3.2 juga mengalir ke dan dari
lingkaran dalam Gambar 3.4 (kecuali untuk aliran antara lingkaran,
seperti “rekor penjualan”, yang adalah terkandung dalam lingkaran di
Gambar 3.2). ketika dua DFD – dalam kasus ini, DFD seimbang. Hanya
seimbang set DFD (yaitu diagram konteks, DFD logis, dan DFD fisik) sudah
benar.
Untuk
menyimpulkan Gambar 3.4 kami telah “membuktikan tidak benar” konteks
diagram pada Gambar 3.2 ke dalam komponennya yang tingkat atas. Kita
telah melihat dalam konteks lingkaran diagram untuk melihat pembagian
utama “proses penerimaan uang”. Subdivisi berturut-turut, atau “meledak”
dari logis DFD disebut atas ke bawah partisi dan, ketika dilakukan
dengan benar, mengakibatkan serangkaian seimbang DFD.
Kami
akan menggunakan Gambar 3.5, yang menggambarkan serangkaian generik DFD
seimbang, belajar partisi dan menyeimbangkan. Pemberitahuan bahwa
tingkat 0 DFD (bagian b) memiliki input yang sama (A) dan output yang
sama (B) sebagai konteks diagram (bagian a). Sekarang lihat pada bagian
c, ledakan lingkaran 1.0. bagian c memiliki input yang sama (A) dan
keluaran sama (C dan D) sebagai bagian b. Hubungan ini harus ada karena
diagram 1.0 (bagian c) adalah sebuah ledakan lingkaran 1.0 di bagian b.
Yang sama dapat dikatakan untuk bagian d, partisi yang lingkaran 3.0.
Akhirnya, bagian e menunjukkan diagram 3.1, partisi lingkarang 3.1.
studi Gambar 3.5 dan pastikan anda memahami hubungan antara tingkat
dalam set DFD. Sementara anda belajar gambar, anda mungkin juga melihat
konvensi digunakan untuk nomor lingkaran di setiap tingkat. Juga, lihat
kotak entitas muncul dalam konteks diagram dan diagram level 0 tetapi
tidak biasanya muncul dalam diagram di bawah tingkat 0.
Top
- down partisi DFD ini sering dikaitkan dengan pendekatan sistem, yang
merupakan cara berfikir tentang solusi untuk masalah dana tentang desain
sistem informasi. Pendekatan sistem meminta kita untuk mempertimbangkan
sistem secara keseluruhan yang terdiri dari beberapa bagian yang saling
berhubungan. Menggunakan pendekatan ini, kita kemudian menganalisis
masalah atau sistem oleh membusuk sistem
Meskipun
DFD Fisik demikian pula dinomori, kami tidak menggunakan istilah
“tingkat 0” bila merujuk kepada DFD Fisik karena tidak ada tingkat DFD
yang lebih rendah.
Gambar 3.5 Satu Set DFD Seimbang
(atau
masalah situasi) cara Top - down, mengungkapkan progresif, lebih
detail. Setelah memulai dekomposisi kami di bagian atas dengan
pemandangan seluruh sistem (dan sistem tujuan), dan mengakui hubungan.
Data Flow Diagram (Diagram aliran data)
(yaitu
antar bagian) antara bagian-bagian sistem, kita dapat melanjutkan
secara teratur untuk memecahkan masalah kita atau untuk merancang sistem
baru. Ketika kita mengembangkan sistem baru dengan menggunakan
pendekatan sistem, kita kecualikan sistem baru secara bersamaan untuk
mempertimbangkan seluruh serta beberapa, antar hubungan yang dinamis
dari bagian.
Kami
menggunakan DFD dalam dua cara utama. Kita dapat menarik dua cara
tersebut untuk mendokumentasikan sistem yang ada, atau kita dapat
membuat dua cara tersebut dari awal ketika
mengembangkan sistem pembangunan baru (bab 15-19). Dalam bagian
ini, kami menjelaskan proses untuk menurunkan satu set DFD dari
sebuah narasi dari sebuah sistem yang ada.
Narasi
Gambar 3.6 berisi narasi menggambarkan sistem penerimaan kas untuk PerusahaanCauseway. Kolom pertama
menunjukkan jumlah paragrap, kolom kedua berisi nomor
baris untuk teks narasi. kami jelaskan di sini metode teratur untuk
menggambar DFDuntuk sistem Causeway. Anda akan mendapatkan manfaat besar
dari bagian ini jika Anda mengikuti instruksi dengan seksama.
melakukan setiap langkah seperti yang diarahkan,dan tidak membaca
atau melihat ke depan.
Saat
Anda mengikuti bersama dengan kami, Anda mungkin ingin menggambar
diagram di atas kertas atau kertas grafik diagram alur.
Juga DFD Anda (dan diagram alur) akan memiliki penampilan yang
lebih profesional jika Anda menggunakan contoh diagram alur. Sebuah
template diagram alur adalah sepotong plastik di mana simbol diagram
alurberbagai aplikasi (seperti lingkaran, persegi, dan persegi
panjang) telah dipotong. Denganmenyediakan sarana untuk
melacak simbol diagram alur, contoh mempercepat gambarAnda
dan mempromosikan teknik diagram alur yang baik. Namun, bahkan jika
Andamenggunakan kertas diagram alur dan contoh, jangan tergoda untuk
membuat sketsapertama Anda produk akhir.
Tabel Entitas dan Kegiatan
langkah
pertama kami adalah untuk membuat tabel entitas dan kegiatan. Dalam
jangka panjang, daftar ini akan mengarah pada persiapan lebih cepat dan
akurat dari DFD dan sistem diagram alur karena menjelaskan informasi
yang terkandung dalam sebuah narasi dan membantu kita mendokumentasikan
sistem dengan benar.
Untuk
memulai meja anda entitas dan kegiatan, pergi melalui narasi baris demi
baris dan menempatkan kotak di sekitar pertama disetiap internal dan
eksternal entitas. Setelah anda telah menempatkan kotak di setiap
entitas, daftar setiap entitas, dan kemudian membandingkan daftar anda
untuk daftar kolom pertama dari tabel 3.1 . Pemberitahuan bahwa narasi
mengacu pada beberapa entitas dalam lebih dari satu cara. Sebagai
contoh, kita memiliki "ruang surat" pada baris 3 dan "petugas" pada
baris 5. Mengapa kita memiliki
Gambar 3.6 Narasi dari Sistem Terima Uang Perusahaan Causeway
Paragraf
|
Line
|
Text
|
1
|
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
|
Perusahaan Causeway menggunakan
prosedur-prosedur berikut ini untuk memproses uang
yang diterima dari penjualan kredit ruang surat
menerima cek-cek dan nota-nota pengiriman uang dari
para pelanggan seorang pegawai menandatangani cek-cek
dan menulis jumlah yang dibayarkan dan nomor ceknya
di nota pengiriman uang.
Secara teratur, pegawai ruang surat menyiapkan sebuah
Total paket dari nota-nota pengiriman uang dan
mengirim paket nota pengiriman uang ke
rekening-rekening yang dapat diterima bersamaan dengan sebuah salinan dari
paket total , pada saat yang sama pegawai tersebut
mengirim paket cek yang sesuai
ke kasir.
|
2
|
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
|
Di seorang pegawai memasukkan
Paketnya ke dalam sebuah terminal online dengan mengetik
Paket + total, nomor pelanggan,
nomor faktur, jumlah yang di bayar, dan
nomor cek. Setelah memastikan bahwa
fakturnya terbuka dan jumlah yang benar
dibayarkan, komputernya mengirim
pembayarannya ke rekening yang dapat diterima di
master. Jika ada perbedaan,
sang pegawai diberitahu.
|
3
|
25
26
27
28
29
30
31
|
Pada akhir setiap paket (atau di
akhir hari), komputer mencetak sebuah
slip deposit dalam rangkap di terminal
di kantor kasir. Kasir
membandingkan slip deposit dengan
paket cek yang sesuai dan kemudian
membawa depositnya ke bank.
|
4
|
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
|
Selagi depositnya di masukan, nomor cek
dan jumlah yang dibayarkan untuk tiap transaksi
menyalin dengan membukukan. Catatan ini digunakan
untuk membuat sebuah daftar tanda terima uang di akhir hari
sebuah rekapitulasi dari tagihan pelanggan yang dibayar
di hari itu juga dicetak pada saat yang sama.
Pegawai piutang mencocokan laporan-laporan ini
dengan tanda pengiriman uang dan paket total
dan mengirimkan tanda terima
uang total kas ke kantor keuangan umum.
|
Ada
“bank” dan “kantor umum buku keuangan” dalam daftar kami? karena kami
mengasumsikan bahwa mereka menerima barang-barang (yaitu deposit dan
tanda terima total uang) yang dikirim kepada mereka. Mengapa kami
melakukan “terminal online” dengan komputer?
Tabel 3.1 Entitas dan Kegiatan untuk Sistem Pintas Penerimaan Uang
Entitas
|
Paragraf
|
Aktivitas
|
Ruang surat (pegawai)
|
1
1
1
1
1
1
|
1. Menerima cek dan berita pembayaran
2. Memberikan persetujuan pemeriksaan
3. Menulis jumlah yang dibayarkan dan nomor cek atas berita pembayaran
4. Mempersiapkan jumlah total dari berita pembayaran
5. Mengirim sejumlah berita pembayaran dan salinan dari jumlah total kepada petugas piutang
6. Mengirim sejumlah cek kepada kasir
|
Nasabah
| ||
Akun piutang (pegawai)
|
2
2
4
4
|
7. Memasukan jumlah ke pusat secara online
8. Kunci jumlah total, nomor pelanggan, nomor faktur, jumlah yang dibayar dan nomor cek
9. Membandingkan laporan komputer dengan berita pembayaran dan jumlah total
10. Mengirimkan total penerimaan kas ke buku besar kantor
|
Kasir
|
3
3
|
11. Membandingkan slip setoran dengan jumlah cek
12. Mengambil deposite ke bank
|
Komputer (secara online)
|
2
2
2
3
4
4
4
|
13. Memverifikasi bahwa faktur terbuka dan jumlah yang dibayar benar
14. Memposting pembayaran ke akun piutang pusat
15. Memberitahukan petugas dari kesalahan
16. Mencetak slip setoran
17. Mencatat transaksi
18. Membuat daftar penerimaan kas
19. Mencetak ringkasan rekening nasabah yang dibayar
|
Bank
| ||
Buku besar kantor
|
Karena
terminal tidak muncul untuk melakukan proses apapun tetapi sama seperti
bagian dari komputer pusat. Sebelum membaca, selesaikan segala
perbedaan antara daftar entitas daftar di kolom pertama dari Tabel 3.1.
Untuk
melanjutkan persiapkan tabel entitas dan aktivitas anda, lanjutkan
melalui narasi dan lingkaran (proses) setiap kegiatan yang dilakukan.
Kegiatan awal, perubahan, atau menerima data. Daftar setiap kegiatan
dalam urutan yang muncul dalam cerita. Daftar aktivitas setelah entitas
yang melakukan kegiatan. Setelah Anda mempunyai daftar aktivitas di
Tabel 3.1. Perhatikan bahwa kita terdaftar baik di aktivitas 7 dan
aktivitas 8. Mungkin aktivitas 7 menggambarkan aktivitas 8 dan itu
sendiri tidak perlu terdaftar. Namun, lebih baik untuk mendaftar
kegiatan meragukan daripada melewatkan suatu kegiatan. Lihat bagaimana
daftar aktivitas 15, ditemukan pada baris 23 dan 24 - kita mengubah ke
bentuk aktif dari kata kerja "memberitahu" sehingga kita bisa
menunjukkan aktivitas di sebelah entitas yang melakukan tindakan.
Sebelum membaca, selesaikan segala perbedaan antara daftar aktivitas dan
daftar dalam Tabel 3.1.
Menggambar Diagram Konteks
Sekarang
kita siap untuk menggambar diagram konteks. Awal diagram konteks hanya
terdiri dari satu lingkaran, kita dapat mulai diagram konteks kita
dengan menggambar satu lingkaran di tengah kertas. Selanjutnya, kita
harus menggambar kotak entitas. Untuk melakukan hal ini, kita harus
memutuskan mana dari entitas dalam Tabel 3.1 yang eksternal dan akan
menjadi sumber atau hilang, dan yang internal untuk sistem.
Pedoman 1 :
Termasuk dalam konteks sistem (lingkaran) setiap entitas yang melakukan kegiatan informasi satu atau lebih proses.
Informasi
kegiatan pengolahan (processing activities) adalah kegiatan mengubah
data. Informasi kegiatan pengolahan meliputi persiapan dokumen,
memasukkan data, verifikasi, klasifikasi, pengaturan atau pemilahan,
perhitungan, dan peringkasan. Mengirim dan menerima data bukan infomasi
kegiatan karena mereka tidak mengubah data.
Untuk
menemukan mana entitas yang tidak melakukan kegiatan pengolahan
informasi, kita harus memeriksa tabel entitas dan aktivitas dan
menghilangkan kegiatan yang tidak melakukan kegiatan pengolahan
informasi. Melalui tabel Anda entitas dan aktivitas, coret semua
kegiatan yang tidak melakukan kegiatan pengolahan informasi.
Pada
awalnya, Anda harus mengeleminasi kegiatan 1, 5, 6, 10, dan 12 karena
kegiatan ini hanya mengirim atau menerima data. Seperti yang telah
disebutkan sebelumnya, aktivitas 7 hanya menggambarkan aktivitas 8 dan
dapat dihilangkan. Akhirnya, aktivitas 15 dapat dihilangkan karena
pedoman berikut :
Pedoman 2 :
Hanya
mencakup rutinitas pemrosesan normal, tidak terkecuali rutinitas atau
rutinitas kesalahan, pada diagram konteks, DFD fisik, dan tingkat 0 DFD
logis.
Karena
aktifitas 15 terjadi hanya ketika data pembayaran mengandung kesalahan,
kita menghilangkan kegiatan ini untuk saat ini. Tabel entitas dan
kegiatan, dengan kegiatan eleminasi mencoret, sekarang harus menunjukkan
bahwa ruang surat, piutang, kasir, dan komputer melakukan kegiatan
pengolahan informasi dan bahwa pelanggan, bank, dan kantor buku besar
tidak. Entitas yang melakukan kegiatan pengolahan informasi bersifat
internal. Semua entitas lain yang ditemukan dalam narasi adalah entitas
eksternal dan termasuk dalam diagram konteks sebagai sumber atau
dihilangkan. Tidak ada entitas lainnya harus ditambahkan karena pedoman
ini :
Pedoman 3:
Termasuk pada sistem dokumentasi semua (dan hanya) kegiatan yang dijelaskan dalam narasi sistem - tidak lebih, tidak kurang.
Karena
ada tiga entitas eksternal ke sistem pintas penerimaan kas -
pelanggan, bank, dan buku besar kantor- Anda harus menggambar tiga kotak
di atas kertas mengelilingi lingkaran konteks satu. Selanjutnya, gambar
dan namai aliran data yang menghubungkan entitas eksternal dengan
lingkaran. Awal penamaan (label) secara logis biasanya digunakan pada
diagram konteks, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mendapatkan
penamaan logis untuk arus. Langkah terakhir adalah untuk penamaan kontes
lingkaran. Menuliskan penamaan (label) deskriptif yang meliputi
pengolahan yang terjadi dalam sistem. Penamaan kami dalam gambar 3.7
menunjukkan ruang lingkup dari sistem lintas - penamaan, penerimaan kas
dari pelanggan biaya. Sistem secara pintas (causeway) tidak termasuk
penerimaan kas dari sumber lain.
Gambar
3.7 adalah diagram konteks sistem secara pintas (causeway) selesai.
Bandingkan dengan diagram konteks Anda, dan selesaikan setiap perbedaan.
Perhatikan bahwa kita termasuk persegi tunggal untuk banyak pelanggan.
Pedoman berikut ini berlaku:
Pedoman 4:
Ketika beberapa entitas identik beroperasi, menggambarkan hanya satu untuk mewakili semua.
Menggambar Arus Fisik Data Flow Diagram
Untuk
menjaga Arus fisik DFD saat ini seimbangan dengan diagram konteks, anda
mulai dengan menggambar arus fisik DFD tiga entitas eksternal dari
diagram konteks dekat tepi kertas. Selanjutnya, gambar dan namai setiap
aliran data yang masuk ke dua masuk dan keluar dari sumber tunggal.
Tinggalkan tengah halaman, di mana kita akan membuat sketsa sisa
diagram, mungkin seperti kosong. karena ini adalah DFD fisik, arus data
harus memiliki nama yang menggambarkan sarana yang alirannya dicapai.
Misalnya, pembayaran dari pelanggan sekarang harus dinamakan "cek dan
saran pembayaran". Karena masing-masing entitas internal yang tercantum
dalam Tabel 3.1, tabel entitas dan aktivitas, menjadi lingkaran dalam
DFD fisik kita, kita tahu bahwa saat ini DFD fisik kita akan berisi
empat lingkaran: masing-masing untuk ruang surat, kasir, piutang, dan
komputer. Kami akan mulai menambahkan keempat lingkaran dengan terlebih
dahulu menggambar lingkaran pada diagram kita yang terhubung ke sumber
dan hilang. Selama proses ini anda harus mempertimbangkan semua kegiatan
"mengirim” dan “menerima" dan kegiatan timbal balik yang tersirat.
Misalnya aktivitas 1 menunjukkan bahwa ruang surat "menerima" cek dan
pembayaran
Seperti
yang kami katakan sebelumnya, implikasinya adalah bahwa pelanggan
"mengirim" barang-barang ini. Gambar tabel lingkaran ruang surat,
lingkaran piutang dan lingkaran kasir dan gunakan aliran data untuk
menghubungkan masing-masing tiga lingkaran untuk entitas yang
berhubungan eksternal.
Untuk
menyelesaikan DFD fisik, kita harus melalui tabel entitas dan kegiatan
sekali lagi dan menarik semua entitas dan arus yang tersisa. ikuti
bersama dengan kami saat kami menyelesaikan diagram. Kegiatan 5
menunjukkan hubungan antara ruang surat dan piutang. Kegiatan 6
menunjukkan hubungan antara ruang surat dan kasir. Kegiatan 8
memberitahu kita bahwa petugas piutang memasukkan data ke dalam
komputer. Menggambar lingkaran komputer, label "4.0", dan
menghubungkannya ke piutang. untuk melakukan kegiatan 9, rekening
piutang harus menerima laporan dari komputer. Gambar dan nama satu atau
dua aliran (kami memilih dua aliran). untuk melakukan kegiatan 11, kasir
harus menerima surat tanda setoran dari komputer. Kegiatan 13
menyiratkan bahwa piutang master file harus dibaca sehingga catatan
faktur terbuka dapat diambil. menarik piutang master file dan aliran
dari file komputer ke lingkaran. Melihat bahwa label pada file
menunjukkan bahwa media penyimpanan fisik disk. Kita menarik aliran
hanya dari file karena permintaan data tidak mempunyai aliran data. Oleh
karena itu, kita tidak menunjukkan permintaan untuk catatan faktur
terbuka. Gerakan dari catatan keluar dari file dalam menanggapi
permintaan ini adalah aliran data dan ditampilkan. Perhatikan juga bahwa
kita tidak menunjukkan aliran dari file master piutang langsung ke
gelembung piutang. karena lingkaran piutang master file adalah file
komputer, hanya komputer yang dapat membaca atau menulis file.
karena
catatan faktur terbuka harus dibaca ke dalam komputer, diperbarui, dan
kemudian baca kembali ke file piutang master, aktivitas 14 membutuhkan
aliran data dan ke file piutang master. (kita menarik aliran dari file
untuk aktivitas 13). Kegiatan 17 mengharuskan kita menggambar sebuah
file untuk mencatat rekaman dan bahwa kita menarik aliran data dari
komputer ke dalam file tersebut, sedangkan aktivitas 16 mengharuskan
kita menarik aliran dari catatan file. Akhirnya, untuk menggambarkan
aliran data yang dibutuhkan untuk mencetak laporan yang ditunjukkan
dalam kegiatan 18 dan 19, kita perlu untuk menarik arus dari file baik
ke komputer. Anda mungkin berpikir bahwa semua aliran masuk dan keluar
dari file-file tersebut tidak diperlukan. kami menawarkan saran dalam
bentuk pedoman.
Pedoman 5 :
untuk kejelasan, menggambar aliran data untuk setiap aliran masuk dan keluar dari file.
Gambar
3.8 adalah DFD fisik saat ini. Bandingkan dengan diagram dan sebelum
membaca, pisahkan segala perbedaan. Anda akan melihat bahwa ada file
antara ruang surat dan kasir. File ini, tidak disebutkan dalam cerita,
telah ditambahkan untuk menunjukkan bahwa kasir harus berpegang pada cek
sampai surat tanda setoran dicetak pada terminal komputer. kami
menawarkan pedoman berikut.
Pedoman 6 :
jika
file secara logis diperlukan (yaitu, karena adanya keterlambatan antara
proses), termasuk file dalam diagram, apakah atau tidak disebutkan
dalam cerita.
kita
bisa menarik file untuk menunjukkan bahwa batch saran pengiriman uang
dan batch total dipertahankan dalam piutang hingga laporan komputer yang
diterima? kita bisa. Anda harus menggunakan pedoman 6 hati-hati,
bagaimanapun juga Anda tidak boleh menarik DFD yang berantakan dengan
file dan karena itu sulit untuk dibaca. Anda perlu menggunakan penilaian
Anda.
Menggambar aliran DFD logis
DFD
logis saat ini menggambarkan kegiatan logis yang dilakukan dalam
sistem. sejak level 0 DFD menggambarkan pengelompokan kegiatan logis
tertentu, kita mulai DFD level 0 dari menghitung kegiatan dalam sistem,
kemudian kami kelompokan kegiatan tersebut. jika Anda telah mengikuti
bersama kami, Anda sudah memiliki daftar kegiatan yang akan dimasukkan
dalam DFD level 0.
Apakah
kamu tahu apa itu list? Aktivitas yang dimasukan level 0 DFD adalah
aktivitas yang tersisa pada table entitas dan activities. Tabel 3.1
adalah tabel dimana kita sudah menyeleksi semua yang bukan proses
aktivitas. List kami termasuk aktivitas 2, 3, 4, 8, 9, 11, 13, 16, 17,
18, dan 19. Ingat pada saat ini kita tidak memikirkan aktivitas yang
lain karena aktivitas yang lain maupun aksi performa pada situasi yang
normal dan tidak termasuk dalam level 0 DFD, yaitu mengirim dan menerima
data. Beberapa petunjuk akan membantu kita untuk mengelompokan
aktivitas tersebut.
Pedoman 7 :
Grup aktivitas jika mereka memiliki ditempat dan waktu yang bersamaan.
Contoh, aktivitas 2 dan 3 dilakukan di ruang surat oleh petugas pada setiap pembayaran diterima.
Pedoman 8 :
Grup aktivitas jika mereka memiliki waktu yang bersamaan tapi berbeda tempat.
Contoh, aktivitas 11 dilakukan oleh kasir “secara langsung” sebelum komputer mencetak slip simpanan di aktivitas 16.
Pedoman 9 :
Grup aktivitas yang nampaknya logis terkait, dalam rangka untuk menghilangkan satu-aktivitas lingkaran sedapat mungkin.
Pedoman 10 :
Untuk membuat suatu DFD dapat dibaca, gunakan diantara 5 dan 7 lingkaran.
Kami
telah menemukan cara agar pedoman ini dapat lebih dimengerti yaitu
dengan cara “mengurutkan” aktivitas pada level 0. Ada beberapa cara
untuk mengurutkan aktivitas, permintaan pengurutan kronologi dapat
mempercepat menemukan solusi. Coba urutkan aktivitas kedalam permintaan
kronologi lalu lihat tabel 3.2 untuk melihat seberapa dekat kamu
menyortir baris. Sekarang coba golongkan aktivitas tabel 3.2 seperti
yang kamu ketahui, mereka harus dikelompokan.
Contohnya,
jika kita mengikuti petunjuk nomer 2 (waktu dan tempat yang sama) kita
dapat menggambungkan aktivitas 2 dan 3; aktivitas 13, 14 ,17 dan
aktivitas 18 dan 19, walaupun ini akan membuktikan kepuasaan, maka akan
ada 8 lingkaran dan akan ada beberapa lingkaran yang hanya memiliki 1
aktivitas sejak kita memilih untuk tidak memiliki 1 aktivitas lingkaran
sampai kita mendapatkan level terendah DFD. Kita memproses lebih jauh
pengelompokan.
Entitas
|
Paragraf
|
Aktivitas
|
Ruang surat
|
1
1
1
|
02. Menandatangani cek
03. Menulis jumlah yang dibayarkan dan nomer cek atas
saran pengiriman uang
04. Mempersiapkan saran pengiriman uang
|
Juru surat piutang
|
2
|
08. Kunci total batch, nomer pelanggan, nomer tagihan
jumlah yang dibayar dan nomer cek
|
Komputer
|
2
3
3
|
13. Memverifikasi bahwa faktur terbuka dan bahwa jumlah
yang benar sadang dibayar
14. Posting pembayaran ke file induk rekening
Piutang
17. Mencatat transaksi
|
Komputer
|
3
3
|
16. Mencetak surat tanda setor
11. Membandingkan surat jumlah setor dengan cek
|
Kasir
|
4
4
|
18. Membuat daftar penerimaan kas
19. Mencetak ringkasan rekening pembayaran nasabah
|
Juru surat piutang
|
4
|
09. Membandingkan laporan komputer dengan saran
pengiriman dan total batch
|
Jika
kita menggunakan petunjuk ke 8 (waktu yang sama dan tempat yang
berbeda) kita dapat menggabungkan aktivitas 2, 3, dan 4 walaupun dilevel
ini kita hanya mempunyai 4 lingkaran. Solusi ini sangat efektif untuk
yang pertama karena kita tidak memiliki aktivitas tunggal lingkaran.
Dalam ringkasan, kami mengelompokan
Kelompok 1 : aktivitas 2, 3, 4
Kelompok 2 : aktivitas 8, 13, 14, 17
Kelompok 3 : aktivitas 16, 11
Kelompok 4 : aktivitas 18, 19, 9
Sebelum
kamu memilih kelompok kamu, berikan setiap kelompok nama yang
menggambarkan kegiatan logis dalam kelompok dan gambar arus DFD.
Misalnya, pada label lingkaran 1.0 “mencatat penerimaan cas karena
lingkaran yang terdiri dari semua kegiatan setelah pembayaran dikirim
oleh pelanggan sampai pembayaran diinput ke dalam komputer.” Pada
lingkaran 2.0 “catatan pungutan pelanggan” karena aktivitas pada
lingkaran 2.0 adalah mencatat pembayaran pada file induk rekening
piutang.
Untuk
menggambar diagram logical DFD, Anda harus memulai dengan cara yang
sama yaitu Anda mulai menggambar DFD fisik saat ini. Kemudian menggambar
entitas eksternal pada tepi kertas. Gambarkan aliran label dari entitas
eksternal, sementara biarkan pusat halaman kosong untuk menerima sisa
diagram. Karena ini adalah logical DFD, data yang mengalir ke dan dari
entitas harus memiliki deskripsi logis (misalnya, deskripsi digunakan
pada diagram konteks). Bandingkan diagram Anda ke solusi dalam gambar
3.9. Diagram anda harus terlihat seperti di gambar 3.9 jika kamu memakai
pengelompokan yang telah kami jelaskan. Pengelompokan lain mungkin
dalam pedoman. Setiap pengelompokan yang berbeda harus mengarah pada DFD
logis yang berbeda.
Ringkasan penggambaran data aliran diagram
Di
bagian ini, kita meringkas apa yang telah kita pelajari tentang
menggambar DFD, dan kami menyajikan petunjuk untuk membantu Anda
menggambar diagram ini. Akhirnya, kami memberikan beberapa pedoman baru
untuk menangani beberapa kasus khusus yang tidak muncul ketika kita
membuat DFD.
Pertama
dan yang terpenting, jangan biarkan kekakuan dokumentasi team proses.
Gunakan diagram untuk memahami sistem. Kita telah
menyajikan banyak pedoman, petunjuk, dan instruksi untuk membantu kamu
untuk mengambarkan DFD. Gunakan penilaianmu untuk menggunakan informasi
ini.
Akan
tiba waktunya ketika fungsi operasi melakukan pemrosesan informasi.
Contohnya ketika departemen penerima menyiapkan dokumen indikasi
banyaknya widget yang di dapat, departemen penerima yang memiliki tugas
utama adalah untuk mengolah aktifitas informasi. Departemen gudang dan
pengiriman adalah unit oprasi yang selalu beroprasi mengolah aktifitas
informasi. Mengikuti petunjuk penggunaan.
Pedoman 11 :
Aliran
data seharusnya mendapatkan oprasi kesatuan kotak ketika hanya fungsi
oprasi berlaku dengan kesatuan. Aliran data harus masuk lingkaran jika
oprasi kesatuan beraksi pengolahan informasi aktifitas.
Misalnya,
ketika dalam operasi entitas yang menerima barang, DFD fisik bisa
menunjukkan baik "menerima" kotak atau "menerima" lingkaran, sedangkan
DFD logis mungkin menunjukkan baik kotak departemen menerima atau
"menerima laporan lengkap" lingkaran.
Pada DFD fisik, membaca file komputer dan menulis ke file komputer harus melalui lingkaran komputer.
Tidak
akan ada aliran data yang mundur pada DFD logis, jika Anda memiliki
aliran data akan kembali ke titik pengolahan sebelumnya (yaitu lingkaran
bernomor lebih rendah), Anda memiliki representasi fisik dari aliran
atau proses.
Apakah
ada kesempatan ketika proses tidak dapat berjalan sesuai rencana? ya,
ada. dan dalam kasus seperti ini, tindakan yang diperlukan akan
ditangani oleh pengolahan rutinitas pengecualian atau rutinitas
kesalahan. Ini adalah proses untuk diluar kendali (istimewa) atau
transaksi yang salah. Pengolahan yang dilakukan pada situasi yang lain
pada biasanya ini harus didokumentasikan di level 0 tingkat DFD dengan
menolak bertopik yang menunjukkan bahwa proses yang luar biasa harus
dilakukan. Suatu tulisan rintisan menolak adalah aliran data ditugaskan
label "Reject" yang meninggalkan lingkaran tapi tidak pergi ke lingkaran
atau file lainnya. Ini menolak bertopik, yang hanya ditampilkan di
tingkat bawah diagram, dapat ditambahkan tanpa membawa himpunan diagram
yang tidak seimbang.
Sistem Diagram Alur
Sistem
Diagram alur adalah representasi grafis dari sistem informasi, proses,
arus logika, input, output, dan file, serta operasi terkait entitas
sistem, aliran fisik, dan kegiatan yang berkaitan dengan sistem
informasi. mengandung manual dan aktivitas komputer, diagram alur sistem
menyajikan render logis dan fisik dari siapa, apa, bagaimana dan di
mana dari informasi dan proses operasional.
Dengan
menggabungkan aspek fisik dan logis dari diagram alur sistem memberikan
gambaran penggunaan lengkap dari suatu sistem. DFD fisik dan logis
menggambarkan setiap aspek dari sistem. di samping itu, diagram alur
sistem meliputi konteks operasional dan manajemen untuk sistem. Aspek
ini diabaikan dalam DFD. auditor menggunakan diagram alur sistem untuk
memahami sistem dan untuk menganalisis kontrol sistem.
Sumber
Buku : Accounting Information Systems
Pengarang : Gelinas, Oram and Wiggins