Tulisan: Information Resource Management

Sumberdaya Informasi

Pandangan yang mengatakan bahwa data dan informasi merupakan sumberdaya utama yang harus dikelola dengan baik sebagimana sumberdaya utama lainnya adalah merupakan pendekatan yang positif untuk penggunaan komputer. Dengan perkataan lain, bahwa mengelola data (input) dengan bantuan komputer hal tersebut berarti mengelola informasi (output) yang dimiliki. Selain itu, muncul lagi pandangan tambahan lainnya yakni pandangan bahwa kita dapat mengelola informasi dengan mengelola sumberdaya yang menghasilkan informasi (information processor).

Adapun jenis-jenis sumberdaya informasi, yaitu :
-Perangkat keras komputer (Hardware)
-Perangkat lunak komputer (Software)
-informasi  
-Pemakai
-Fasilitas  
-Database
- Informasi

Ketika para manajer organisasi (perusahaan) memutuskan untuk menggunakan informasi dalam mencapai keunggulan kompetitif, dan mereka harus menyadari tiap elemen tersebut sebagai sumberdaya informasi.

Beberapa perusahaan/organisasi yang menggunakan komputer, akan menempatkan tanggung jawab pengelolaan informasi pada suatu unit khususyang terdiri dari para spesialis informasi. Unit tersebut dikelola oleh seorang manajer yang berstatus wakil direktur.

Istilah CEO (chief executive officer) adalah orang yang memiliki pengaruh paling kuat dalam operasi perusahaan, dan umumnya memiliki jabatan direktur utama atau ketua dewan direksi. Selain itu juga dikenal istilah CFO (chief financial officer), COO (chief operating system), dan CIO (chief information officer).

Istilah CIO mempunyai pengertian lebih dari sekedar sutu gelar. CIO adalah manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalahyang berkaitan dengan sumberdaya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan/organisasi.

Seorang manajer jasa informasi dapat berperan sebagai CIO paling tidak dengan mengikuti saran-saran berikut :

¨ Alokasikan waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari bisnisnya, bukan hanya teknologinya.

¨ Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini. Jangan menunggu hingga diundang.

¨ Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.

¨ Jelaskan biaya-biaya information systems (IS) dalam istilah-istilah bisnis.

¨ Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

¨ Jangan bersifat defensive.

Ketika perusahaan semakin banyak memperoleh sumberdaya informasi dan tersebar diseluruh perusahaan, tugas manajemen sumberdya informasi menjadi lebih rumit. Tanggung jawab manajemen tidak hanya berada pada pundak CIO, tetapi juga pada semua manajer dalam perusahaan tersebut.







Perusahaan adalah suatu system fisik yang dikelola dengan menggunakan system konseptual.

System fisik perusahaan adalah system lingkaran tertutup, dalam arti dikendalikan oleh manajemen, dengan menggunakan infnormasi umpan balik untuk menyakinkan bahwa tujuannya tercapai.

Perusahaan juga merupakan system terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan akan mengambil sumberdaya dari lingkungan, mengubah sumberdaya menjadi produk dan atau jasa lalu mengembalikannya ke lingkungan kembali.

Secara umum setiap lingkungan akan memiliki 8 elemen linkungan sebagai berikut :
- Pemasok, yang menyediakan berbagai macam sumberdaya yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa.
- Pelanggan, yang menggunakan produk dan jasa dan calon pemakai.
- Serikat Pekerja, organisasi bagi tenaga kerja terampil dan tidak terampil yang mengoperasionalkan jalannya perusahaan.

- Masyarakat/Lembaga Keuangan, yang menjadi sumber dana perusahaan.
- Pesaing, perusahaan lain yang bergerak di bidang yang sama
- Pemegang saham atau Pemilik, orang-orang yang menanamkan modal di perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.
- Pemerintah, baik di tingkat pusat, daerah dan local yang memberikan kendala-kendala dalam bentuk UU dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan berupa pembelian, informasi dan dana.
- Masyarakat global, daerah operasi perusahaan.

Aliran sumberdaya dapat dibagi menjadi beberapa jenis. Pertama aliran sumberdaya yang utama, dan kedua ialah aliran sumberdaya yang tidak boleh terjadi. 
 


Sumberdaya informasi jauh melampaui informasi itu sendiri. Hal tersebut karena adanya bentuk dasar untuk mengelola semua sumberdaya informasi. Manajemen sumberdaya informasi (information resources management – IRM) adalah aktivitas yang dijalankan oleh manajer pada semua tingkatan dalam perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumberdaya informasi yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

Meskipun seorang pemakai individu dapat mempraktekan IRM, pendekatan paling efektif bagi perusahaan adalah mengembangkan rencana formal yang harus diikuti setiap orang. Agar perusahaan sepenuhnya dapat mencapai IRM, perlu adanya serangkaian kondisi tertentu. Kondisi-kondisi tersebut meliputi :

• Menyadari bahwa keunggulan kompetitif akan tercapai melalui SD informasi yang unggul;

Melalui pengelolaan sumberdaya informasi akan mencapai keunggulan kompetitif atas pesaingnya.

• Menyadari bahwa jasa informasi bidang fungsional utama;

Struktur organisasi mencerminkan bahwa jasa informasi sama pentingnya dengan bidang fungsional utama lainnya, seperti keuangan, dan pemasaran.

• Menyadari bahwa CIO adalah eksekutif puncak;

CIO memberi kontribusi, jika memungkinkan pada pemecahan masalah yang mempengaruhi seluruh operasi perusahaan (bukan hanya operasi jasa informasi). Hal tersebut ditunjukkan dengan menyertakan CIO dalam komite eksekutif.

• Memperhatikan SD informasi dalam membuat perencanaan strategis;

Para eksekutif yang terlibat dalam perencanaan strategis perusahaan, mereka memperhatikan sumberdaya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis.

• Rencana strategis formal untuk sumberdaya informasi;

Terdapat rencana formal untuk memperoleh dan mengelola sumberdaya informasi. Sumberdaya tersebut harus mencakup yang berada pada area pemakai maupun jasa informasi.

• Adanya strategi untuk mendorong dan mengelola end-user computing;

Rencana strategis sumberdaya informasi membahas cara membuat sumberdaya informasi tersedia bagi pemakai akhir, dan tetap mempertahankan pegendalian atas sumberdaya tersebut.



Kondisi-kondisi IRM yang diperlukan tersebut tidak terpisah, tetapi bekerja sama secara terkoordinasi. Adapun komponen dasar dalam penerapan IRM, yakni :

a. Lingkungan perusahaan;

Delapan elemen lingkungan memberikan latar belakang atau pengaruh untuk mencapai keunggulan kompetitif. Para eksekutif menuadari perlunya mengelola arus sumberdaya sebagai cara untuk memenuhi sejumlah kebutuhan elemen-elemen lingkungan dalam pasar yang kompetitif.

b. Eksekutif perusahaan;

CIO disertakan dalam kelompok eksekutif yang mengarahkan perusahaan mencapai tujuannya dalam bentuk perencaan strategis.

c. Bidang/area fungsional;

Jasa informasi disertakan sebagai suatu bidang fungsional utama, dan setiap bidang bersama-sama mengembangkan rencana-rencana strategis yang mendukung rencana strategis perusahaan. Salah satunya adalah rencana strategis sumberdaya informasi, yang dipersiapkan oleh jasa informasi bekerja sama dengan bidang fungsional lainnya.

d. Sumberdaya informasi;

Rencana strategis sumberdaya informasi menggambarkan bagaimana semua sumberdaya informasi diperoleh dan dikelola. Sebagian dipusatkan dalam jasa informasi, dan sebagian didistribusikan diseluruh perusahaan dalam area pemakai.

e. Pemakai;

Data dan informasi mengalir antara sumberdaya informasi dan para pemakai. Sebagian pemakai ikut serta dalam EUC.

Tulisan: Daur Hidup Sistem

SIKLUS HIDUP SISTEM 

Siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design. Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu: 

                  1.      Tahap Perencanaan

                  2.      Tahap Analisis

                  3.      Tahap Rancangan

                  4.      Tahap Penerapan

                   5.     Tahap Penggunaan 

Ada tiga tingkatan besar (hirarki) dari manajemen siklus hidup sistem, yaitu :

Tanggung Jawab Eksekutif

Ketika sistem memiliki nilai strategis atau mempengaruhi seluruh organisasi, direktur utama atau komite eksekutif mungkin memutuskan untuk mengawasi proyek pengembangannya

 

Komite Pengarah SIM (steering committee MIS – SC MIS)

Banyak perusahaan membuat suatu komite khusus, di bawah tingkat komite eksekutif, yang bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. 

Komite Pengarah SIM melaksanakan tiga fungsi utama, yaitu :

a. menetapkan kebijakan
b. menjadi pengendali keuangan
c. menyelasaikan pertentangan

Keuntungan yang dicapai :

· semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung pemakai di seluruh perusahaan.
· Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai perencanaan dan pengendalian yang baik.

 

Kepemimpinan Proyek

Komite pengarah SIM yang terlibat langsung dengan rincian pekerjaan, tanggung jawabnya ada pada Tim Proyek. 

 

TAHAP PERENCANAAN

Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :

· Menentukan lingkup dari proyek
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang terlibat dan mana yang tidak ? Hal tersebut akan memberikan perkiraan awal dari skala sumber daya yang diperlukan.
 
· Mengenali berbagai area permasalahan potensial
Akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan semestinya, sehingga hal tersebut dapat dicegah.
 
· Mengatur urutan tugas
Banyak tugas-tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas tersebut diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan agar efisien.
 
· Memberikan dasar untuk pengendalian
Tingkat kinerja metode pengukuran tertentuharus dispesifikasikan sejak awal.
 
Langkah-Langkahnya :

1. Menyadari Masalah
2. Mendefinisikan Masalah
3. Menentukan Tujuan Sistem
4. Mengidentifikasi Kendala Sistem
5. Mmbuat studi kelayakan
6. Menyiapkan usulan penelitian sistem.
7. Menyetujui/menolak proyek penelitian.
8. Menetapkan Mekanisme pengendalian.







TAHAP ANALISIS

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.

Adapun tahapannya yaitu :

1. Mengumumkan Penelitian Sistem
Manajer khawatir terhadap penerapan aplikasi komputer baru yang mempengaruhi kerja para pegawainya. Sehingga perlu dikomunikasikan kepada para pegawai tentang :

a. alasan perusahaan melaksanakan proyek
b. bagaimana sistem baru akan menguntungkan perusahaan dan pegawai.





1. Mengorganisasikan Tim Proyek

Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Agar proyek berhasil, pemakai sangat perlu berperan aktif daripada berperan pasif. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadikan pemakai sebagai pemimpin proyek dan bukannya spesialis informasi.

2. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi

Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi (wawancara, pemgamatan, pencarian catatan, dan survei). Dari semua metode tersebut, wawancara perorangan lebih disukai, dengan alasan :

· Menyediakan komunikasi dua arah dan pengamatan terhadap bahasa tubuh.

· Dapat meningkatkan antusiasme pada proyek baik dari pihak spesialis maupun pihak pemakai.

· Dapat menjalin kepercayaan antara pemakai dan spesialis informasi.

· Memberi kesempatan bagi peserta proyek untuk mengungkapan pandangan yang berbeda bahkan bertentangan.

Dokumentasi dapat berupa flowchart, diagram aliran data (data flow diagram), dan grafik serta penjelasan naratif dari proses dan data. Istilah kamus proyek sering digunakan untuk menggambarkan semua dokumentasi yang menjelaskan suatu sistem.

3. Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem

Langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem. Misalkan,

· Laporan harus disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer;
· Laporan harus tersedia tidak lebih dari 3 hari setelah akhir bulan;
· Laporan harus membandingkan pendapatan dan biaya actual dengan anggarannya baik untuk bulan lalu maupun sepanjang tahun hingga sekarang (year to date).

4. Menyiapkan Usulan Rancangan

Analis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan teruskan atau hentikan untuk kedua kalinya. Dalam hal ini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan kungan bagi keputusan tersebut termasuk di dalam usulan rancangan.

5. Menerima atau Menolak Proyek Rancangan

Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkannya kembali atau mungkin proyek ditinggalkan. Jika disetujui, proyek maju ke tahap rancangan.

TAHAP PERANCANGAN

Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatann yang akan digunakan. Langkah-langkah tahapan rancangan yaitu :

1. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci

Analis bekerja sama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dalam modul teknis.
2. Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

Analis mengidentifikasi konfigurasi – bukan merek atau model – peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan. 
Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem

Analis bekerja sama dengan manajer mengevaluasi berbagai alternatif.

1. Mimilih konfigurasi terbaik

Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal.

1. Menyiapkan usulan penerapan

Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.

1. Menyetujui atau menolak penerapan sistem

Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang telibat.

TAHAP PENERAPAN

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Adapun tahapannya yaitu :

1. Merencanakan penerapan;

Manajer dan spesialis informasi harus memahami dengan baik pekerjaan yang diperlukan untuk menerapkan rancangan sistem dan untuk mengembangkan rencana penerapan yang sangat rinci.

2. Mengumumkan penerapan;

Proyek penerapan diumumkan kepada para pegawai dengan cara yang sama pada penelitian sistem. Tujuannya adalah untuk menginformasikan kepada para pegawai mengenai keputusan untuk menerapkan sistem baru dan meminta kerjasama mereka.

3. Mendapatkan sumber daya perangkat keras;

Rancangan sistem disediakan bagi para pemasok berbagai jenis perangkat keras yang terdapat pada konfigurasi sistem yang disetujui. Setiap pemasok diberikan request for proposal (RFP), yang berisi antara lain :

a. Surat yang ditransmisikan

b. Tujuan dan kendala sistem

c. Rancangan sistem : deskripsi ringkasan, kriteria kerja, konfigurasi peralatan, dokumentasi sistem ringkasan, perkiraan volume transaksi, perkiraan ukuran file.

d. Jadual pemasangan

Selanjutnya mereka membuat usulan tertulis, bagaimana peralatan yang diusulkan akan membuat sistem mencapai kriteria kinerjanya. Ketika semua usulan telah diterima dan dianalisis, SC MIS memilih satu pemasok atau lebih. Spesialis informasi memberi dukungan bagi keputusn tersebut dengan mempelajari usulan dan membuat rekomendasi. Setelah disetujui, perusahaan melakukan pemesanan.
Mendapatkan sumber daya perangkat lunak;
Ketika perusahaan memutuskan untuk menciptakan sendiri perangkat lunak aplikasinya, programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem sebagai titik awal.
Menyiapkan database;
Pengelola database (database administrator – DBA) bertanggung jawab untuks emua kegiatan ynag berhubungan dengan data, dan mencakup persiapan database.
Menyiapkan fasilitas fisik;

Jika perangkat keras dan sistem baru tidak sesuai dengan fasilitas yang ada, perlu dilakukan konstruksi baru atau perombakan.

Mendidik peserta dan pemakai;

Sistem baru kemungkinan besar akan mempengaruhi banyak orang. Beberapa orang akan membuat sistem bekerja.
Menyiapkan usulan cutover; Proses menghentikan penggunaan sistem lama dan memulai menggunakan sistem baru disebut cutover.

Tulisan : Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem Informasi Berbasis Komputer 

     Sistem Informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis padakomputer.
     Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapaitujuan perusahaan. 

      Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan mengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. 

      Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah : 

- penghematan waktu (time saving)

- biaya (cost saving)

- peningkatan efektivitas (effectiveness)

- pengembangan teknologi (technology development)

- pengembangan personel (staff development).

      Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Skema Sistem Informasi Berbasis Komputer di organisasi,dapat dibagi menjadi beberapa bagian:
 1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems). Merupakan sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi rutin seperti penggajian, keuangan, inventarisasi dan sebagainya.

 2. Sistem Otomastisasi Kantor (Office Automation Systems) dan Sistem Kerja Pengetahuan (Knowledge Work Systems) Kedua sistem ini bekerja pada level knowledge.

 3. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) tidak menggantikan Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems), tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems) termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. 

 4. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems)
Sistem ini hampir sama dengan Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) karena menggunakan basis data sebagai sumber data.

 5. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System). Sistem yang mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems) termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. 

 6. Sistem Ahli (Expert System) dan Kecerdasan Buatan (Artificial Intelegent)
Kecerdasan buatan dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas.

Dua cara untuk melakukan riset kecerdasan buatan adalah :

1. memahami bahasa alamiahnya

2. menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya.

7. Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (Group Decision Support Systems) dan Sistem Kerja Kolaborasi Dukungan Komputer (Computer-Support Collaborative Work Systems).

8. Sistem Pendukung Eksekutif (Executive Support Systems). Sistem tergantung pada informasi yang dihasilkan oleh Sistem Pengolahan Transaksi.

Tulisan : Pengenalan Database

PENGENALAN DATABASE

 

Beberapa definisi tentang Database :

1. Menurut Gordon C. Everest :

     Database adalah koleksi atau kumpulan data yang mekanis, terbagi/shared, terdefinisi     secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

2. Menurut C.J. Date :

   Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi  dari suatu organisasi.

      -  Data input adalah data yang masuk dari luar sistem

      -  Data output adalah data yang dihasilkan sistem

      -  Data operasional adalah data yang tersimpan pada sistem

3. Menurut Toni Fabbri :

   Database adalah sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.

4. Menurut S. Attre :

      Database adalah koleksi data-data yang saling berhubungan mengenai suatu organisasi / enterprise dengan macam-macam pemakaiannya.

Sifat-sifat database :

·  Internal           :  Kesatuan (integritas) dari file-file yang terlibat.

· Terbagi/share :  Elemen-elemen database dapat dibagikan pada para user baik secara sendiri-sendiri maupun secara serentak dan pada waktu yang sama (Concurrent sharing).

Elemen-elemen database :

A.  Tipe  :

1. Enterprise : Suatu jenis organisasi, misalnya Bank, Hotel, Universitas dan lain-lain.
2. Entity   =  File  =  Obyek pada enterprise berdasarkan data yang disimpan
3. Atribute  =  Field = Data item  =  Beberapa hal yang ingin diketahui dari suatu file
4. Record  =  Satu set field yang merupakan ciri khas dari suatu file

                Enterprise-Entity / Fil-Record-Atribute/Field

B.  Isi / Nilai :

1. Data File           :  Seluruh isi data pada file
2. Data Record     :  Satu set isi data pada suatu susunan field dari suatu file
3. Data Value        :  Isi data masing-masing data elemen.

Sumber-sumber daya suatu organisasi / enterprise :

Ada 5 M Sumber Daya, yaitu :

·     Man           :  Manajemen Personalia (Manusia)

·     Machine    :  Manajemen peralatan (Mesin)

·     Material     :  Manajemen industri (Bahan Baku)

·     Money       :  Manajemen Keuangan (Uang)

·     Message   :  Manajemen Informasi.

Organisasi Data 

·       - Data field :

  Unit data terkecil 

  Contoh: no. pegawai, nama

·    - Record :
  Kumpulan data field yang saling berhubungan

·    - File :
  Kumpulan dari record yang berhubungan

·    - Folders :
  Kumpulan file yang terkait, secara konseptual mirip dengan ranting pohon

·    - Subfolder :
  Folder dalam folder

 K Konsep Dasar Struktur Data :
            1.Data Value
            2.Data Field
            3.Data Record
            4.Data file
Model Umum Pengorganisasian Data :
            1.Function
            2.Frequency Of Use
            3.Users
            4.Projects

Spreadsheet sebagai Database Sederhana
- Baris dan Kolom dalam Spreadsheet dapat di anggap sebagai stuktur sederhana
- Spreadsheet adalah File
- Baris adalah Record
- Kolom adalah Field Key Field
- Flat Files adalah table yang tidak mempunyai Field berulang
- Field Kunci adalah suatu nilai yang secara unik mengidentifikasikan tiap catatan dalam  table
S
S
Struktur Database
- Database :

      Semua data yang di simpan pada sumber daya berbasis komputer milik organisasi
- Database Management System (DBMS) :
Suatu aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur Database,data itu sendiri,hubungan antar data di dalam database,maupun formulir dan laporan yang berhubungan dengan database
- Vendoe Database :
IBM,Informix Software,Microsoft

 

     Konsep Database
Konsep Database adalah Integrasi logis dari record-record dalam banyak file.
Tujuan Utamanya meminimalkan pengulangan dan mencapai Independensi data
- Data Redeundancy
Duplikasi data,data yang sama di simpan dalam beberapa file
- Data Inconsistency
Duplikasi data akan mengakibatkan data menjadi tidak konsisten
- Data Independence
Kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

    

       DBMS (Database Managemen System)

1.  Menutut C.J. Date :  DBMS adalah merupakan software yang menghandel seluruh akses pada database untuk melayani kebutuhan user.

2.  Menurut S, Attre   :  DBMS adalah software, hardware, firmware dan procedure-procedure yang memanage database. Firmware adalah software yang telah menjadi modul yang tertanam pada hardware (ROM).

3.  Menurut Gordon C. Everest  :  DBMS adalah manajemen yang efektif untuk mengorganisasi sumber daya data.

     Jadi DBMS  :  Semua peralatan komputer (Hardware+Software+Firmware). DBMS dilengkapi dengan bahasa yang berorientasi pada data (High level data langauage) yang sering disebut juga sebagai bahasa generasi ke 4 (fourth generation language).

      Fungsi DBMS  : 

  -  Definisi data dan hubungannya

                           -  Memanipulasi data

                           -  Keamanan dan integritas data

                           -  Security dan integritas data

                           -  Recovery/perbaikan dan concurency data

                           -  Data dictionary

                           -  Unjuk kerja / performance

P   peralatan untuk menetapkan/menentukan pen dekatan database disebut DBMS

    DBMS merupakan software (dan hardware) yang kusus didesain untuk melindungi dan memanage database.

      Dengan menggunakan DBMS, maka dapat :

 ·      Mendefinisikan data dan hubungannya.

 ·      Mendokumentasikan struktur dan definisi data

 ·   Menggambarkan, mengorganisasikan dan menyimpan data untuk akses yang selektif/dipilih dan efisien.

 ·     Hubungan yang sesuai antara user dengan sumber daya data.

 ·     Perlindungan terhadap sumber daya data akan terjamin, dapat diandalkan, konsisten dan benar.

·      Memisahkan masalah Logical dan physical sehingga merubah implementasi database secara fisik tidak menghendaki user untuk merubah maksud data (Logical).

·      Menentukan pembagian data kepada para user untuk mengakses secara concurent pada sumber daya data.

       

        Contoh  DBMS :

1. Database Hierarchy  : Pengaksesan data harus mengikuti aturan hierarchy yang sudah didefinisikan terlebih dahulu.

     Keuntungannya :

·Mengurangi data redundancy :  Data redundansi dapat direduksi/dikurangi, tetapi tidak dapat dihilangkan sama sekali (untuk kepentingan keyfield)

· Data integrity  :  Integritas/kesatuan data dapat dipertahankan, hal ini sebagi akibat dari penghindaran inconsistency dan pengontrolan security.

·Data independent  :  Kebebasan data  contoh .  Jika terdapat perubahan struktur file pelanggan maka program tersebut haruslah diubah. Jadi bahwa program yang telah dibuat tidak bebas terhadap database yang ada, apapun yang terjadi pada struktur file, setiapkali hendak melihat data dengan utility List, dll. ini berarti perintah-perintah dalam paket DBMS bebas terhadap database.

·Data security  :  Kontrol sekuriti dapat dilakukan.  DBA dapat mengatur kewenganan penggunaan database (update, retrieve, delete)

·Data consistency  :  Inconsistency dapat dihilangkan

· Mudah dalam penggunaan datanya

· Membutuhkan sedikit memory untuk penyimpanan data.

      Kerugiannya :

      Mahal (teknologi DBMS, Operation, Conversion, Planning, Risk)